Elke order volgen, elke uitzondering beheren
Volg elke order van binnenkomst tot levering in één overzicht. Handel uitzonderingen zoals vertragingen, extra kosten of ontbrekende documenten meteen af, op het moment dat ze zich voordoen.
Al uw transportorders op één plek
Zodra een order is ingepland, bereikt hij de vervoerder per e-mail met een link of via een directe API-verbinding. Via de API of hun gratis alpha-TMS-account bevestigen ze de boeking, wijzigen ze de ophaal- of leverdatum, registreren ze extra kosten, uploaden ze documenten zoals een POD of schaderapport, melden ze vertragingen en sturen ze berichten. Elke actie, door u en door de vervoerder, wordt vastgelegd op de order in een duidelijke tijdlijn, en e-mails worden ook geregistreerd, zodat de volledige geschiedenis van elke zending zichtbaar blijft voor alle betrokkenen.
Altijd op de hoogte dankzij orderstatussen
Elke order doorloopt een vaste reeks statussen, die in één oogopslag worden weergegeven op de orderoverzichtspagina, zodat er altijd consensus is tussen u en uw vervoerder.
01
Forecast: nieuw aangemaakt en gepland, maar nog niet afgerond.
02
Pre-advised: de vervoerder heeft een vooraankondiging ontvangen.
03
Requested: verzonden naar de vervoerder en wacht op bevestiging.
04
Booked: bevestigd door de vervoerder en klaar voor ophaling.
05
Collected: de goederen zijn opgehaald door de vervoerder.
06
Early / Late: gebaseerd op een geschatte aankomsttijd (ETA).
07
Delivered: de goederen zijn aangekomen op hun eindbestemming.
08
Invoiced: de factuur is gekoppeld of via self-billing verrekend.
09
Closed: volledig afgerond en gearchiveerd, zonder openstaande punten.
Orders die door de opdrachtgever of vervoerder zijn geannuleerd, worden duidelijk gemarkeerd en buiten het actieve proces gehouden.
Digitale verbinding voor grotere vervoerders
Elke vervoerder werkt in alpha-TMS via zijn gratis account. Vervoerders met grotere volumes kunnen ook een digitale verbinding aanvragen via API of EDI. Hiermee wordt alpha-TMS rechtstreeks gekoppeld aan hun eigen ERP of WMS, zodat gegevens in beide richtingen stromen zonder handmatige invoer. Het enige verschil is automatisering. Acties die een vervoerder anders handmatig zou uitvoeren door op de unieke link in elke order te klikken, zoals het bevestigen van een boeking, het toevoegen van de werkelijke leverdatum of het terugsturen van een POD, gebeuren automatisch zodra de verbinding is gemaakt. Elke update belandt op de order en in de tijdlijn op exact dezelfde manier als een handmatige update, zodat u werkt vanuit één consistente weergave. Live status, ETA’s en track-and-trace kunnen ook worden verwerkt.
Track & trace bekijken
Meting van leveringsprestaties
Wanneer een leverdatum of -tijd is geregistreerd in alpha-TMS en de order later werd geleverd dan gevraagd, wordt deze automatisch gemarkeerd. De vervoerder of onze klanten kunnen een vertragingsreden vastleggen, gekozen uit een gedefinieerde lijst. De reden wordt op de order vastgelegd, samen met de geplande en werkelijke datums. Na verloop van tijd zet dit elke te late levering om in gestructureerde gegevens: hoe vaak orders op tijd aankomen, waarom de rest vertraging oploopt en hoe elke vervoerder presteert. Samen met de planningsprestaties die in de Scheduler worden gemeten, maakt alpha-TMS volledige rapportage over leveringsprestaties en OTIF (on-time-in-full) mogelijk.
Kernfuncties orderbeheer
Order taggen
Orders markeren, bijvoorbeeld wanneer een afspraak gemaakt moet worden.
Berichten
(e-mail)berichten rechtstreeks via de order versturen en ontvangen.
Realtime tracking
Elke zending volgen via track-and-trace links.
Documentbeheer
POD’s, schaderapportages en andere documenten op de order opslaan.
Kostenbeheer
Wachttijden, extra afleveringspogingen en meer registreren.
Volledig kostenoverzicht
Basistarief, slot, tol, brandstof, toeslagen en kortingen.
Tijdlijn
Elke wijziging, elk bericht en elke melding vastgelegd op één plek.
Statusbeheer
Elke order volgen van forecast tot en met gesloten.
Vertragingsredenen
Geregistreerd bij te late orders om leveringsprestaties te meten.
Probleemidentificatie
Probleemorders snel markeren en opvolgen.
Vooraanmelding
Automatisch een vooraanmeldingsoverzicht per e-mail sturen aan vervoerders.
Uitvoeractiviteiten
PDF, e-maillink, labels, laadlijst en export.
Software voor transportorderbeheer
Met alpha-TMS beheert u alle transportorders voor uitbestede vracht op één plek. Vanuit één omgeving volgen verladers elke order van prognose tot levering, terwijl vervoerders boekingen bevestigen, data wijzigen, kosten registreren en documenten uploaden via een gratis account, met of zonder rechtstreekse API- of EDI-koppeling. Elke handeling wordt vastgelegd in een heldere tijdlijn, uitzonderingen zoals vertragingen en extra kosten worden meteen afgehandeld, en de opgegeven vertragingsredenen worden verwerkt in de rapportage over leverprestaties. Zo houdt u volledig zicht op en grip op uw uitbestede wegvervoer, van verzending tot levering.
Veelgestelde vragen
Alles wat u moet weten over alpha-TMS
Wat is orderbeheer in alpha-TMS?
Orderbeheer in alpha-TMS is de centrale laag die elke transportorder volgt van aanmaak tot levering en afwikkeling. Elke order doorloopt een vaste reeks statussen, waarbij elke actie door u of uw vervoerder wordt vastgelegd in één duidelijke tijdlijn.
Hoe werken vervoerders samen met orders in alpha-TMS?
Vervoerders werken via een gratis alpha-TMS-account. Ze ontvangen orders per e-mail met een beveiligde link, of via een directe API- of EDI-verbinding. Ze kunnen boekingen bevestigen, datums wijzigen, kosten registreren, documenten uploaden zoals POD's, vertragingen melden en berichten sturen, allemaal inzichtelijk op de orders.
Welke orderstatussen gebruikt alpha-TMS?
Alpha-TMS gebruikt een vaste reeks orderstatussen: Forecast, Pre-advised, Requested, Booked, Collected, Early/Late, Delivered, Invoiced en Closed. Elke status is in één oogopslag zichtbaar op de orderoverzichtspagina, zodat er altijd consensus is tussen u en uw vervoerder.
Heeft alpha-TMS voorkeur voor bepaalde vervoerders?
Nee, wij zijn volledig onafhankelijk en hebben geen afspraken met vervoerders. Daardoor hebben wij geen enkele voorkeur en staat het belang van onze klanten altijd voorop.
Hoe ondersteunt alpha-TMS de meting van leveringsprestaties?
Wanneer een levering vertraagd is, markeert alpha-TMS dit automatisch. Een vertragingsreden kan worden vastgelegd uit een gedefinieerde lijst. In de loop van de tijd voedt deze gestructureerde data leveringsprestaties en OTIF-rapportage, zodat u kunt zien hoe vaak orders op tijd aankomen, waarom de rest vertraagd is en hoe elke vervoerder presteert.
Kunnen vervoerders via API of EDI verbinding maken met alpha-TMS?
Ja, vervoerders met hogere volumes kunnen een digitale koppeling via API of EDI aanvragen. Dit koppelt alpha-TMS direct aan hun eigen ERP of WMS zodat data automatisch in beide richtingen stroomt. Handmatige en gekoppelde vervoerders werken naast elkaar in hetzelfde systeem.
Welke documenten kunnen op een order worden beheerd?
Vervoerders en klanten kunnen POD's, schaderapporten en andere documenten direct op de order opslaan. Deze zijn dan altijd toegankelijk in een ordertijdlijn en zijn zichtbaar voor alle betrokken partijen.